Magicstore x HEU
“I contratti arrivano già chiari, leggibili e firmati correttamente. Abbiamo abbassato in maniera importante tutte le attività ripetitive e gli errori.”
Giuseppe Celentano – Magicstore
“La parte contrattuale per noi è centrale”
Alla nostra domanda su come gestivano prima la contrattualistica e quali criticità riscontrassero, Giuseppe non gira intorno al punto.
“Noi siamo un software totalmente cloud attivo da oltre trent’anni nel settore retail. Quando contrattualizziamo un nuovo cliente abbiamo la necessità di far firmare documenti fondamentali, perché almeno per il primo anno la soluzione richiede un impegno condiviso e la parte contrattuale diventa centrale nel rapporto.”
Condizioni generali, modulo SDD/SEPA da compilare in ogni sua parte, proposta commerciale personalizzata. Una struttura chiara, ma un processo che non sempre lo era altrettanto.
Prima di HEU, il flusso era ancora legato a dinamiche manuali: PDF inviati via email, stampa, firma, scansione e reinvio. Talvolta i documenti tornavano poco leggibili. In altri casi mancavano firme o alcune sezioni non erano state compilate correttamente, soprattutto nel modulo SDD che richiede l’inserimento preciso dei dati bancari.
“Dal lato interno questo significava ripetere attività: controlli manuali, richieste di reinvio, verifiche amministrative.”
Non era solo una questione di tempo. Era una questione di coerenza. Un software cloud moderno con una fase di firma ancora troppo legata alla carta.
Non cercavamo complessità, cercavamo fluidità
Quando chiediamo perché abbiano scelto HEU rispetto ad altre soluzioni, la risposta è netta.
“La nostra esigenza principale era trovare una soluzione che ci permettesse di far firmare digitalmente i documenti con piena valenza legale, ma senza introdurre complessità inutili nella gestione quotidiana.”
Magicstore aveva già valutato altri strumenti sul mercato, inclusi player molto noti.
“Non mi avevano convinto fino in fondo dal punto di vista operativo. Cercavamo qualcosa di semplice, più lineare e più aderente al nostro modo di lavorare.”
Con HEU il team ha trovato un equilibrio concreto: modelli standard aggiornabili nel tempo, campi compilabili per anagrafiche e dati variabili, firme guidate e tracciabilità completa.
Un punto chiave era la gestione del modulo SDD/SEPA. Non basta una firma: servono dati bancari inseriti correttamente.
“Con HEU possiamo predisporre i campi necessari e far compilare direttamente online le informazioni richieste, riducendo errori e incompletezze.”
Altro aspetto determinante: la possibilità di mantenere un account centralizzato pur lavorando con sales distribuiti sul territorio. Controllo, ma senza rigidità.
Meno errori, meno reinvii, più controllo
Alla domanda sui risultati ottenuti, Giuseppe sintetizza così:
“I contratti arrivano già chiari, leggibili e firmati correttamente. Abbiamo abbassato in maniera importante tutte le attività ripetitive e gli errori.”
I campi firma sono strutturati. Il documento non può essere finalizzato finché tutte le firme necessarie non sono state apposte correttamente. Questo elimina alla radice il problema delle pagine non firmate o delle firme dimenticate.
Dal punto di vista amministrativo, la gestione è più ordinata e immediata. Le richieste di reinvio si sono ridotte in modo significativo e il controllo è centralizzato.
Anche l’esperienza lato cliente è cambiata. Il documento è chiaro, la firma è digitale, il processo è coerente con un servizio cloud.
La firma è conforme al regolamento eIDAS e accompagnata da tracciabilità e audit trail completo. Un aspetto che rafforza la sicurezza legale e permette al team di lavorare con maggiore serenità.
La firma come parte dello storytelling
La contrattualistica non è più un passaggio tecnico da chiudere in fretta, ma una parte integrante dell’esperienza cliente.
Per un’azienda con trent’anni di storia nel retail, la coerenza tra tecnologia, processo e percezione è fondamentale.
HEU non ha semplicemente digitalizzato la firma.
Ha reso la fase contrattuale più fluida, più controllata e perfettamente allineata al posizionamento tecnologico dell’azienda.
E quando la firma smette di essere un attrito, diventa un punto di forza.
Stefano è il chief revenue officer e co-fondatore di HEU. È esperto di marketing e sales e prima di fondare HEU ha lavorato in alcune tra le più importanti agenzie di marketing e comunicazione europee. È ormai esperto di firma elettronica e digitale applicata a diversi settori di business, avendo approfondito tutti i temi più importanti durante la costruzione della piattaforma. Al di fuori del lavoro è un appassionato di calcio e (da poco) pratica il Kung fu.
