Documenti cartacei: come si smaltiscono?
Quanta carta utilizzi in ufficio?
L’utilizzo di carta durante il lavoro in ufficio rappresenta un problema non indiffirente se andiamo a vederne più da vicino l’effettivo consumo (o per meglio dire spreco). Si stima che ogni dipendente consumi fino a 70kg di carta all’anno e se consideriamo che solo alcune delle più grandi imprese italiane contano decine, se non centinaia di migliaia di dipendenti, il conto è presto fatto. Basti pensare che una tonnellata di carta utilizzata, equivale all’abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua e 3 barili di petrolio nonché alla produzione di 3m² di rifiuti.
Documenti legali e contratti rappresentano una quota pari ai 2/3 di questo consumo. Quindi, come si smaltiscono i documenti cartacei?
Il ciclo di vita di documenti legali e contratti
Ogni contratto ha un proprio chiaro e distinto ciclo di vita che può semplificarsi in: creazione, negoziazione, firma e archiviazione. Tuttavia, una volta giunti alla fine del loro ciclo, per esigenze di spazio e ordine ci si può trovare nella condizione di doverli eliminare: sì, ma non si tratta semplicemente di privarsene! Bisogna anche fare in modo che siano completamente distrutti, dal momento che, presumibilmente, tali documenti contengono dei dati sensibili su enti, aziende e/o persone. Ma come si fa? E, soprattutto, quando si tratta di documenti cartacei, basta semplicemente distruggerli usando il fuoco o soluzioni acide come suggerisce il sito Wikihow? (per curiosità: https://www.wikihow.it/Distruggere-Documenti-Contenenti-Dati-Sensibili)
La norma
La legge (GDPR – Regolamento generale sulla protezione dei dati – UE 2016/679) ci impone di distruggere i documenti che contengono dati sensibili, una volta che il periodo di conservazione obbligatoria sia scaduto. Prima però, bisogna essere sicuri di essere in grado di rendere completamente illeggibile il contenuto del documento per impedirne la ricostruzione da parte di terzi.
Vi sono diverse classi di sicurezza che sono associate alle tipologie di dati trattati nei documenti e che incidono poi sulla modalità di distruzione dei documenti stessi:
• LIVELLO DI DISTRUZIONE 1: per i dati comuni, (distruzione in strisce inferiori a 12 mm);
• LIVELLO DI DISTRUZIONE 2: per i dati interni, (distruzione in strisce inferiori a 6 mm);
• LIVELLO DI DISTRUZIONE 3: per i dati personali (distruzione in strisce non superiori a 2 mm – superficie max 320 mm²);
• LIVELLO DI DISTRUZIONE 4: per dati riservati e sensibili (distruzione in particelle 4×40 mm – superficie max 160 mm²);
• LIVELLO DI DISTRUZIONE 5:per dati segreti (distruzione in particelle 2×15 mm – superficie max 30 mm²);
• LIVELLO DI DISTRUZIONE 6: per dati segretissimi (distruzione in particelle 0,8×12 mm – superficie max 10 mm²);
• LIVELLO DI DISTRUZIONE 7: per dati segretissimi (distruzione in particelle 0,8×5 mm – superficie max 5 mm²).
Per distruggere i documenti cartacei e seguire la legge, quindi, ci sono due grandi soluzioni:
- Ricorrere a un distruggidocumenti: poco professionale e se si hanno tanti documenti da smaltire inutilmente faticoso;
- Rivolgersi ai professionisti del settore: un processo lungo e costoso.
Documenti cartacei: come si smaltiscono?
Lo smaltimento tramite azienda
Se si sceglie di rivolgersi ad un’azienda preposta allo smaltimento, gli step da seguire saranno i seguenti 3:
- Il primo prevede un sopralluogo da parte dell’azienda nell’ufficio o nelle sede del cliente che ha richiesto lo smaltimento archivi cartacei.
- Il secondo prevede di analizzare la tipologia del rifiuto per ottimizzare la raccolta differenziata con verifica dei flussi dei materiali.
- Il terzo prevede la progettazione e la realizzazione di soluzioni logistiche ponderate in base al ritiro ed al trasporto a seconda della tipologia di rifiuto.
I costi si aggirano dai 2 ai 5 euro a faldone a seconda se si voglia o meno ricevere la Certificazione ISO 9001 – LLC CERTIFICATION e se si desidera che l’azienda a cui si affida il lavoro possegga l’autorizzazione A.U.A. – Autorizzazione Unica Ambientale n. 4/2015.
Il costo di gestione dipenderà essenzialmente da:
- Quantità di documenti e archivi cartacei
- Trasporto verso la ditta di conferimento
- Possibilità di ricevere la Certificazione di cui sopra
Più documenti dovrete smaltire, più vorrete essere a norma richiedendo la Certificazione ISO 9001, più soldi ci saranno da investire in questa procedura.
Documenti cartacei: come si smaltiscono?
Cosa si rischia se non si smaltiscono secondo norma di legge?
In caso di violazione da parte del soggetto autorizzato al trattamento alla conservazione e alla distruzione dei dati, le sanzioni possono essere di carattere:
- amministrativo
- civile
- penale
Restando in ambito amministrativo, i soggetti autorizzati al trattamento che non provvedono, una volta terminato l’obbligo o la necessità di conservazione dei dati personali, alla distruzione degli stessi secondo quanto indicato dalla normativa, rischiano l’applicazione di pesanti sanzioni.
Per quanto concerne le violazioni amministrative, queste sono di due livelli:
- Il primo livello corrisponde ad una multa pari al 2% del fatturato annuale globale dell’azienda nel precedente anno, ovvero 10 milioni di euro.
- Il secondo livello è pari ad una multa del 4% del del fatturato annuale globale dell’azienda nel precedente anno, ovvero 20 milioni di euro.
Documenti cartacei: come si smaltiscono?
La soluzione?
Le politiche ambientali delle amministrazioni dei principali paesi sono finalmente arrivate a sostenere una produzione più “eco-friendly” basata sulla dematerializzazione dei documenti (Lgs 7 marzo 2005, n. 82- definisce il documento informatico come: “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”).
La conservazione digitale altro non è che la realizzazione di documenti informatici che vadano a sostituire quelli cartacei mantenendone la validità giuridica nel corso degli anni.
La legalità di questi file è assicurata da firma elettronica e marca temporale. In generale quindi, la conservazione digitale garantisce la certa identificazione del soggetto che ha prodotto il documento, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità del documento e delle sue informazioni identificative.
I benefici di una soluzione di questo tipo sono concreti e immediati:
- La flessibilità: il documento prodotto in formato dematerializzato potrà essere implementato e finalizzato aggiungendo file come file grafici, audio, video o altro;
- La riproducibilità: si potranno produrre infinite copie dello stesso documento conformi all’originale;
- Conservazione: il documento potrà essere conservato per un periodo di tempo lungo senza subire deterioramento;
- Trasmissibilità: sarà più comodo condividere un documento con colleghi o clienti;
- Archiviazione: si può arrivare a un sistema di archiviazione e di correlazioni tra documenti (ad es. un sistema di tag e filtri) che rende il loro accesso più semplice e rapido.
- Sostenibilità: la quantità di carta utilizzata in questo processo? Zero.
In conclusione, quindi, digitalizzare i tuoi documenti e scegliere di utilizzare una piattaforma di contract management non ti fa risparmiare solo tempo, ma anche carta. Fai una scelta sostenibile, scegli HEU! Prenota una Demo e scopri insieme al nostro Team come migliorare il tuo business: https://www.heulegal.com/prenota-una-demo/