Una Batch action serve per generare documenti in serie, con dati differenti.
Ad esempio, se hai bisogno di creare 3 contratti uguali per tre destinatari diversi, con diversi dati anagrafici, puoi farlo utilizzando la Batch action.
Innanzitutto crea un documento contenente dei placeholder. Crea un placeholder cliccando @ e di seguito il nome del placeholder. Ad esempio @nome @cognome. In questi punti andranno riposizionati il nome e il cognome del destinatario del contratto.
Dopo aver creato il contratto, clicca su “Genera” e poi “Batch action”. Il documento potrà essere in qualsiasi stato, sia “In corso” che “Da Firmare” o “Firmato”.
Successivamente potrai scegliere se Creare documenti in serie o Creare e condividere documenti in serie. La funzione “Crea e condividi” è solo per chi ha l’account Enterprise.
Clicchiamo su “Crea”
Ora è possibile scegliere come caricare i dati da inserire nei placeholer.
E’ possibile caricare un file CSV oppure compilare una tabella già creata da HEU.
Utilizziamo la tabella.
In questa sezione potremo compilare una tabella. Per ogni riga compilata il sistema genererà in automatico un nuovo contratto con i dati dei placeholder compilati.
In questo caso, compilando tre righe, verranno creati tre contratti con tre nomi e cognomi differenti.
Cliccando su “Seleziona suffisso” è possibile decidere quale colonna scegliere come suffisso al nome del documento.
Scegliendo nome, ad esempio, i nuovi contratti creati si chiameranno con il nome del contratto + il contenuto di quella colonna.
In questo caso il documento si chiama contratto, quindi i nuovi documenti verranno nominati Contratto + nome.
Il primo quindi si chiamerà Contratto Luca.
Cliccando su Crea i documenti verranno generati 3 nuovi documenti e sarà possibile trovarli direttamente in dashboard. Comparirà un avviso di successo della Batch action in basso a destra.
I nuovi documenti saranno disponibili nella dashboard.
