Una Batch action serve per generare documenti in serie, con dati differenti.
Ad esempio, se hai bisogno di creare 3 contratti uguali per tre destinatari diversi, con diversi dati anagrafici, puoi farlo utilizzando la Batch action.
Innanzitutto crea un documento contenente dei placeholder. Crea un placeholder cliccando @ e di seguito il nome del placeholder. Ad esempio @nome @cognome. In questi punti andranno riposizionati il nome e il cognome del destinatario del contratto.
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Dopo aver creato il contratto, clicca su “Genera” e poi “Batch action”. Il documento potrà essere in qualsiasi stato, sia “In corso” che “Da Firmare” o “Firmato”.
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Successivamente potrai scegliere se Creare documenti in serie o Creare e condividere documenti in serie. La funzione “Crea e condividi” è solo per chi ha l’account Enterprise.
Clicchiamo su “Crea”
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Ora è possibile scegliere come caricare i dati da inserire nei placeholer.
E’ possibile caricare un file CSV oppure compilare una tabella già creata da HEU.
Utilizziamo la tabella.
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In questa sezione potremo compilare una tabella. Per ogni riga compilata il sistema genererà in automatico un nuovo contratto con i dati dei placeholder compilati.
In questo caso, compilando tre righe, verranno creati tre contratti con tre nomi e cognomi differenti.
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Cliccando su “Seleziona suffisso” è possibile decidere quale colonna scegliere come suffisso al nome del documento.
Scegliendo nome, ad esempio, i nuovi contratti creati si chiameranno con il nome del contratto + il contenuto di quella colonna.
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In questo caso il documento si chiama contratto, quindi i nuovi documenti verranno nominati Contratto + nome.
Il primo quindi si chiamerà Contratto Luca.
Cliccando su Crea i documenti verranno generati 3 nuovi documenti e sarà possibile trovarli direttamente in dashboard. Comparirà un avviso di successo della Batch action in basso a destra.
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I nuovi documenti saranno disponibili nella dashboard.
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